O que é a tabela dinâmica?

Antes de iniciarmos a explicação sobre como fazer uma tabela dinâmica, vamos entender o que é uma tabela dinâmica. 

A tabela dinâmica permite calcular, resumir e analisar os dados através de comparações, padrões e tendências. Além de ser um recurso bastante flexível e ideal para planilhas com grande quantidade de informações.

É possível mover as linhas e as colunas de forma a ver diferentes resumos, assim como filtrar os dados ou exibir detalhes das áreas de interesse.

Mas por que usar uma tabela dinâmica?

Se fôssemos usar uma tabela do jeito convencional, muito provavelmente precisaríamos usar várias fórmulas – como =MÉDIA(), =SOMA() e outras – e, principalmente, encaixar várias fórmulas do tipo =SE(), uma dentro da outra, para analisar somatórios de categorias específicas em um levantamento de quantitativo, por exemplo.

Com as tabelas dinâmicas do Excel (ou do Google Sheets ou do LibreOffice), não é necessário lembrar de fórmula alguma para analisar a planilha ou fazer gráficos – basta apenas alguns cliques.

No âmbito empresarial, a tabela dinâmica ajuda qualquer gestor, gerente ou vendedor analisar os dados com mais agilidade e assertividade. Essas qualidades da tabela dinâmica possibilitam otimizar o tempo de gestão e organizar-se com maior eficiência. Ademais, é possível administrar melhor os gastos de sua empresa e seu respectivo fluxo de caixa, controlar o estoque de material, entre outras utilidades.

A seguir, definiremos o passo a passo de como criar e utilizar uma tabela dinâmica no Excel utilizando a versão Microsoft Excel 2019. É um procedimento semelhante para as versões anteriores que disponibilizam esse recurso. 

Tenha acesso GRÁTIS a nossa planilha e acompanhe todos os passos explicados neste artigo!

Passo a passo da tabela dinâmica

Para melhor entendermos o uso da tabela dinâmica, criamos um exemplo adequado para orçamentação e compras na construção civil.  Nele, vamos considerar diversos materiais e verificar a sua disponibilidade em diferentes lojas, tornando relevante o preço do produto, o tipo de pagamento aceito em cada loja e a sua respectiva distância até a sua empresa/obra.

Criando a tabela dinâmica

É importante que antes de criar sua tabela dinâmica, você já tenha os dados dispostos em tabela no Excel, como ilustrado abaixo. Caso queira adotar algum design para sua tabela, poderá ir ao menu “Página Inicial”, na seção “Estilo” e clicar em “Formatar como Tabela” e escolher o visual que melhor te agradar!

Agora podemos criar a tabela dinâmica! Para isso, basta ir ao menu “Inserir”, na seção “Tabelas” e clicar em “Tabelas Dinâmicas”. 

Em seguida, vai aparecer a tela ilustrada abaixo. Lá você pode delimitar o intervalo de células onde se encontra sua tabela pré-concebida e escolher onde o resultado da sua tabela dinâmica será apresentado.  

No nosso caso, escolhemos alocar a tabela dinâmica em nova planilha, mas você também pode escolher células específicas da planilha que você já está trabalhando. Tudo depende do seu tipo de organização 🙂

É só clicar “Ok” e pronto! Essa será a próxima tela da sua tabela dinâmica, na qual você irá selecionar os dados de trabalho:

Selecionando os dados

Agora, para selecionar os dados que irão fazer parte da sua tabela dinâmica arraste com o botão esquerdo os rótulos presentes no seu banco de dados para as áreas Filtros, Colunas, Linhas ou Valores.

Cada área irá determinar como será a apresentação dos dados de sua tabela dinâmica.

A área “Filtros” insere sobre a tabela dinâmica duas células, uma com o nome do rótulo e outra com uma lista para filtrar os valores a serem mostrados na tabela dinâmica. Com o nosso exemplo selecionamos como filtro o rótulo “Forma de pagamento” para facilitar a busca dos itens por cada tipo de forma de pagamento.

Já na área “Linhas” deve ser arrastado o rótulo com as informações mais importantes que você quer apresentar na sua tabela dinâmica, e estas serão apresentadas na forma de linhas. No nosso caso utilizamos os rótulos materiais e lojas para facilitar a busca de cada material e a sua disponibilidade em todas as lojas.

As “Colunas”, similarmente às “Linhas”, apresentam em colunas os dados do rótulo selecionado em, geralmente se utiliza quando possuímos dados de tempo, como por exemplo variação de preços ao longo de um ano.

Por fim, a área de “Valores” dispomos os dados de valores numéricos como custo, quantidade, distância, peso etc.   

Como podemos ver na figura abaixo, selecionando os dados dessa maneira nossa tabela dinâmica descreve a lista de materiais presentes no nosso banco de dados juntamente com as lojas em que podemos encontrá-los. Além disso, apresenta seu custo em cada loja e a distância da obra/empresa até a loja escolhida.

Formatando campos

Nessa etapa, você define como serão exibidos os campos com valores: Soma (padrão), Contagem, Média, Máximo, Mínimo, por exemplo.

Para essa mudar essa configuração, é necessário clicar com o botão esquerdo do mouse e selecionar “Configurações do Campo de Valor…”, conforme imagem abaixo.

Ao abrir a janela ilustrada na imagem a seguir, escolha o tipo de cálculo que deseja na aba de “Resumir Valores por” e, em seguida, o formato do número (Geral, Número, Moeda, Contábil, Porcentagem, até mesmo Personalizado) clicando no botão logo abaixo.

Na imagem a seguir, é possível notar que o campo de valores foi configurado para exibir o preço mínimo (tipo de cálculo Mínimo).

Design e formatação

Ao clicar na sua tabela dinâmica, você poderá ajustar todo o design quanto ao layout das linhas e colunas e ao estilo da tabela. As opções de personalização são diversas: tons de cores,  destaques em linhas e colunas e apresentação das análises com os resultados que desejar. Veja nas figuras abaixo 🙂

Também é possível alterar todos os cabeçalhos da tabela dinâmica clicando duas vezes nele. Por exemplo, podemos alterar “Mín. de Preço (R$)” para “Preço Mínimo Levantado (R$)”.

Gráficos dinâmicos

Porém, nem sempre as tabelas dinâmicas são a melhor maneira de ver as informações dos seus dados. Frequentemente você precisará fazer uma apresentação, uma reunião ou palestra usando aqueles dados, onde é necessário apresentá-los de maneira visual.

Por isso, existe o par perfeito para suas tabelas dinâmicas: os gráficos dinâmicos!

Da mesma maneira que as tabelas permitem analisar os dados e organizá-los de maneira simples, sem precisar de fórmula alguma, os gráficos dinâmicos também permitem criar e formatar gráficos usando os dados que você possui e filtrar apenas as informações de interesse.

O primeiro passo é duplicar a tabela dinâmica que já foi criada (ou criar uma nova). Isso é necessário para que você possa selecionar apenas as informações de interesse para o gráfico, sem afetar a tabela que já foi criada. Para isso, é só clicar com o botão direito na planilha e selecionar a opção de Mover ou Copiar, como figura abaixo.

Já na nova planilha, indo até a aba “Inserir”, encontra-se a opção “Gráfico Dinâmico”.

Ao clicar nesse ícone, abre-se o menu “Inserir Gráfico”. Nessa janela (figura a seguir), você pode escolher o tipo de gráfico para representar os dados da sua tabela dinâmica. Aqui escolhemos um gráficos de colunas comum, mas fica a gosto do cliente (e dos dados disponíveis, claro!).

Porém, o novo gráfico pode não ser tão útil assim: afinal, ele ainda estará com todas as categorias da tabela dinâmica, deixando a coisa toda bem poluída.

Para isso, é interessante aqui utilizar os filtros, no canto inferior esquerdo do gráfico, ou então criar segmentações de dados, como mostramos lá em cima. Assim, é possível controlar o que aparece no gráfico, facilitando a visualização. Veja como fica!

Bem mais simples e fácil, né?

Isso pode ser feito para cada categoria, cada material, cada loja, apenas alterando uma opção e seu gráfico já está feito, sem perder tempo selecionando células, colunas e linhas.

Ainda no gráfico dinâmico, é possível formatá-lo para deixá-lo mais interessante visualmente, veja como fizemos esse para os preços e distâncias até a areia média.

Não esqueça de atualizar!

Sempre que uma informação ou valor for modificado na sua tabela de fonte de dados, a tabela dinâmica deverá ser atualizada.

Como fazer isso? Acesse a aba “Analisar”, depois “Atualizar” e clique na opção “Atualizar” para atualizar a tabela dinâmica atual ou “Atualizar tudo” para atualizar todas as tabelas dinâmicas da sua planilha.

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O Excel como um todo é um software muito poderoso, utilizado por pessoas de diferentes áreas e com diversos objetivos. Não seria diferente para as tabelas dinâmicas, capazes de analisar grande quantidade de dados.

Seguindo o nosso passo a passo e explorando sua tabela dinâmica, você conhecerá o quão poderoso é esse recurso. Além disso, faça as adaptações necessárias à sua realidade e torne a organização um fator imprescindível em sua rotina.